Databehandleraftale
Version 2026-10-08
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
Databehandleraftale for SideLynq
mellem
Kunden, som identificeret ved oprettelse af konto i SideLynq (virksomhedsnavn, CVR-nummer og adresse som registreret i SideLynq)
herefter ”den dataansvarlige”
og
Wise Engine ApS
CVR 45819566
Murervangen 2
2600 Glostrup
Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Om dette dokument: Bestemmelserne følger Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser. Brødteksten er uændret; kun valgmuligheder og bilag er udfyldt for SideLynq.
1. Indhold
2. Præambel
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
4. Databehandleren handler efter instruks
5. Fortrolighed
6. Behandlingssikkerhed
7. Anvendelse af underdatabehandlere
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
9. Bistand til den dataansvarlige
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
11. Sletning og returnering af oplysninger
12. Revision, herunder inspektion
13. Parternes aftale om andre forhold
14. Ikrafttræden og ophør
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
Bilag A – Oplysninger om behandlingen
Bilag B – Underdatabehandlere
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af SideLynq – en cloudbaseret driftsplatform til administration af virksomhedens køretøjer, medarbejdere, indkøb, kørsel og dokumenter, herunder AI-baseret analyse af dokumenter – behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
5. Underskrift
Bestemmelserne indgås elektronisk, jf. Bilag D, punkt D.1.
| På vegne af den dataansvarlige | På vegne af databehandleren |
|---|---|
Kundens ejer-bruger, som registreret i SideLynq Accepteret elektronisk ved oprettelse af konto, jf. Bilag D.1 |
Navn: Hamid Ijaz Stilling: Direktør E-mail: kontakt@sidelynq.dk |
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
| Den dataansvarlige | Databehandleren |
|---|---|
| Kontoens ejer-bruger, som registreret i SideLynq under Indstillinger → Virksomhed | Navn: Hamid Ijaz Stilling: Direktør E-mail: kontakt@sidelynq.dk |
Bilag A – Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
At levere SideLynq til den dataansvarlige, herunder:
– administration af virksomhedens køretøjer, herunder tildeling til medarbejdere, syn, forsikring, leasing, service, brændstof/el samt skader med billeddokumentation
– påmindelser og kalender om frister
– medarbejderes bestilling af arbejdstøj og materialer samt godkendelse heraf
– kørebog med beregning af kørselsgodtgørelse og godkendelsesflow
– opbevaring af dokumenter (fx forsikringspolicer, leasingaftaler, fakturaer, følgesedler, prislister og ansættelseskontrakter) og AI-baseret udtræk og sammenfatning af oplysninger fra disse
– en AI-assistent, der besvarer brugernes spørgsmål om den dataansvarliges egne data
– økonomioverblik over forbrug pr. medarbejder, køretøj og kategori
– afsendelse af e-mails til brugerne (invitationer, påmindelser og notifikationer)
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Opbevaring (hosting), strukturering, visning, søgning og eksport af oplysninger, som den dataansvarliges brugere selv registrerer eller uploader; automatiseret udtræk og sammenfatning af oplysninger fra uploadede dokumenter ved hjælp af AI, når en bruger igangsætter analysen; beregninger (kørselsgodtgørelse og forbrug); afsendelse af e-mails; samt sletning.
SideLynq træffer ingen automatiske afgørelser, der har retsvirkning for eller på tilsvarende måde betydeligt påvirker de registrerede. AI-resultater er vejledende og vises for brugeren, som selv vurderer og godkender dem.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Almindelige personoplysninger (artikel 6):
– Brugere og medarbejdere: navn, arbejds-e-mail, telefonnummer, rolle i SideLynq, stilling, tildelte køretøjer, loginoplysninger og aktivitetslog.
– Kørsel: dato, start- og slutadresse, formål, kunde/reference, kørte kilometer og beregnet godtgørelse.
– Bestillinger: bestilte varer, størrelser, antal, beløb og status.
– Skader: dato, beskrivelse, kilometerstand, billeder samt modpartens navn, kontaktoplysninger, forsikringsselskab og policenummer.
– Ansættelseskontrakter uploadet af den dataansvarlige: stilling, løn, arbejdstid, ferie, pension og opsigelsesvarsler.
– Øvrige oplysninger, der fremgår af dokumenter, som den dataansvarlige uploader.
CPR-numre og særlige kategorier (artikel 9 og 10):
SideLynq er ikke beregnet til behandling af CPR-numre eller oplysninger omfattet af artikel 9 og 10, og der findes ingen felter til sådanne oplysninger. Uploadede dokumenter – særligt ansættelseskontrakter – kan dog indeholde CPR-numre. Sådanne oplysninger behandles i givet fald alene som en del af det uploadede dokument. Den dataansvarlige er ansvarlig for kun at uploade dokumenter, hvis behandling har et lovligt grundlag. AI-analysen er instrueret i ikke at udtrække eller gengive CPR-numre.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
– den dataansvarliges medarbejdere og øvrige brugere af SideLynq
– den dataansvarliges kunder og kontaktpersoner, der fremgår af kørebog og dokumenter
– kontaktpersoner hos den dataansvarliges leverandører, forsikringsselskaber, leasingselskaber og værksteder
– modparter i skadessager
– øvrige personer, der nævnes i dokumenter, som den dataansvarlige uploader
A.5. Varighed
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen varer, så længe den dataansvarlige har en konto i SideLynq (prøveperiode eller abonnement), og indtil personoplysningerne er slettet i overensstemmelse med Bilag C.4.
Bilag B – Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:
| Navn | CVR / reg.nr. | Adresse | Beskrivelse af behandling |
|---|---|---|---|
| Lovable AB | Org.nr. 559043-2711 (Sverige) | Stockholm, Sverige | Drift af applikationen via Lovable Cloud: hosting af applikation, serverfunktioner, database og fillager. Database og fillager drives af Lovables underleverandør Supabase, Inc. i EU (AWS-region eu-west-1, Irland). |
| Anthropic PBC | — | 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA | AI-analyse af dokumenter og AI-assistent. Oplysninger sendes kun, når en bruger igangsætter en analyse eller stiller et spørgsmål. Oplysningerne anvendes ikke til træning af AI-modeller. |
| Resend, Inc. | — | San Francisco, Californien, USA | Afsendelse af e-mails: invitationer, påmindelser, notifikationer og – når den dataansvarlige vælger det – skadesrapporter til værksted eller forsikringsselskab. |
| Synsbasen ApS | 43140485 | Danmark | Opslag af køretøjsdata på baggrund af registreringsnummer. Der overføres ikke oplysninger om medarbejdere eller andre personer. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren underretter den dataansvarlige om planlagte ændringer i underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel pr. e-mail til kontoens ejer-bruger. Den dataansvarlige kan inden for varslet gøre skriftlig indsigelse til kontakt@sidelynq.dk. Gør den dataansvarlige indsigelse, og kan parterne ikke finde en løsning, kan den dataansvarlige opsige abonnementet til ophør, inden ændringen træder i kraft.
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren driver og stiller SideLynq til rådighed som beskrevet i Bilag A.1 og A.2. Instruksen består af disse Bestemmelser samt den dataansvarliges brug og konfiguration af SideLynq, herunder brugernes oprettelse, registrering, upload, igangsætning af AI-analyse, eksport og sletning af oplysninger.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen primært omfatter almindelige personoplysninger om medarbejdere og forretningsforbindelser, men at oplysningerne kan omfatte fortrolige forhold som løn- og ansættelsesvilkår, og at uploadede dokumenter kan indeholde CPR-numre. Der skal derfor etableres et højt beskyttelsesniveau for fortrolighed.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger:
Kryptering og pseudonymisering
– Al trafik til og fra SideLynq sker krypteret (HTTPS/TLS).
– Database og fillager er krypteret under opbevaring hos underdatabehandleren.
– Uploadede filer opbevares i et privat lager og kan kun tilgås via tidsbegrænsede, signerede links.
Vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed
– Hver kundes data er logisk adskilt på databaseniveau (række-niveau-sikkerhed), så brugere kun kan tilgå deres egen virksomheds data.
– Rollebaseret adgangsstyring (ejer, nøglemedarbejder, medarbejder). Medarbejdere har ikke adgang til økonomiske oplysninger om køretøjer, og begrænsningen håndhæves i databasen.
– Invitationslinks udløber efter 7 dage. Kommunikation fra betalingsudbyderen verificeres med kryptografisk signatur.
Genopretning ved hændelser
– Databasen sikkerhedskopieres automatisk hos underdatabehandleren efter dennes standardprocedure.
Regelmæssig afprøvning og evaluering
– Automatisk sikkerhedsscanning af kode og databaseregler ved ændringer og før udgivelse.
– Test af adgangskontrol på tværs af kunder og roller ved ændringer i adgangsregler.
– Løbende automatisk overvågning af applikationen for fejl.
Adgang via internettet
– Adgang kræver login med e-mail og adgangskode eller Google-konto. Adgangskoder opbevares ikke i klartekst.
– Databehandlerens administrative konti hos underdatabehandlerne er beskyttet med to-faktor-godkendelse.
Beskyttelse under transmission og opbevaring
– Transmission sker krypteret, jf. ovenfor. Database og filer opbevares i EU. AI-analyse sker hos Anthropic i USA, jf. C.6, uden at oplysningerne anvendes til træning.
Fysisk sikring
– Databehandleren driver ingen egne servere. Fysisk sikring af datacentre varetages af underdatabehandlerne.
Hjemme- og fjernarbejde
– Arbejde med personoplysninger sker fra krypterede enheder med automatisk skærmlås. Personoplysninger downloades kun lokalt, når det er nødvendigt, og slettes derefter.
Logning
– Væsentlige handlinger i SideLynq registreres i en aktivitetslog.
– Databehandlerens supportadgang til en kundes konto er tidsbegrænset til 60 minutter pr. session og registreres i aktivitetsloggen.
– Databehandlerens sælgere har ingen adgang til kundernes data.
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren bistår den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 således:
– Den dataansvarliges brugere kan selv rette og slette oplysninger i SideLynq, downloade dokumenter og rapporter, hente en kopi af deres egne personoplysninger i et maskinlæsbart format (JSON), slette deres AI-chathistorik og slette deres egen brugerkonto. Samlet eksport af hele virksomhedens data og sletning af virksomhedens konto sker på anmodning til kontakt@sidelynq.dk og gennemføres senest 30 dage efter anmodningen.
– Anmodninger om bistand, som ikke kan løses via platformens funktioner, rettes til kontakt@sidelynq.dk og besvares uden unødig forsinkelse og senest inden for 10 arbejdsdage.
– Ved brud på persondatasikkerheden leverer databehandleren de oplysninger, der er nævnt i Bestemmelse 10.3, i det omfang de er tilgængelige for databehandleren.
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares, så længe den dataansvarlige har en konto i SideLynq. Den dataansvarliges brugere kan til enhver tid slette oplysninger i SideLynq.
Ved ophør af tjenesten kan den dataansvarlige inden for 30 dage anmode om en samlet eksport af sine data. Personoplysningerne slettes herefter senest 90 dage efter ophør, og databehandleren bekræfter sletningen på anmodning. Sikkerhedskopier slettes automatisk i takt med underdatabehandlerens sikkerhedskopieringscyklus.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5. Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
– Databehandleren: Murervangen 2, 2600 Glostrup, Danmark, samt fjernarbejde i Danmark.
– Lovable AB / Supabase, Inc.: EU (Irland).
– Anthropic PBC: USA.
– Resend, Inc.: USA.
– Synsbasen ApS: Danmark.
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at overføre personoplysninger til USA til Anthropic PBC (AI-analyse og AI-assistent) og Resend (e-mailafsendelse), i det omfang det er nødvendigt for at levere de funktioner, der er beskrevet i Bilag A.
Overførselsgrundlaget er EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (modul 3, databehandler til underdatabehandler) som indarbejdet i underdatabehandlerens databehandlervilkår.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner
Databehandleren udarbejder én gang årligt en skriftlig redegørelse for sin overholdelse af databeskyttelsesforordningen og disse Bestemmelser, herunder status på sikkerhedsforanstaltningerne i Bilag C.2. Redegørelsen sendes til den dataansvarlige på anmodning.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige kan herudover – med mindst 30 dages skriftligt varsel og højst én gang årligt, medmindre der foreligger konkret mistanke om brud på Bestemmelserne – foretage en inspektion hos databehandleren. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8. Procedurer for revisioner med underdatabehandlere
Databehandleren gennemgår mindst én gang årligt underdatabehandlernes databehandlervilkår samt deres tilgængelige revisionserklæringer og certificeringer (fx SOC 2 Type II eller ISO 27001). Dokumentation for gennemgangen fremsendes til den dataansvarlige på anmodning.
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold
D.1. Indgåelse
Bestemmelserne udgør en integreret del af aftalen om SideLynq og indgås elektronisk, når den dataansvarlige opretter en konto og accepterer SideLynqs handelsbetingelser. Den elektroniske accept har samme virkning som parternes underskrift efter Bestemmelse 14.1. Databehandleren registrerer tidspunktet for accepten og versionen af Bestemmelserne. Bestemmelserne kan til enhver tid læses og downloades på app.sidelynq.dk/databehandleraftale eller rekvireres på kontakt@sidelynq.dk.
D.2. Ændringer
Ændringer i Bilag A–C varsles pr. e-mail til kontoens ejer-bruger med mindst 30 dages varsel. Ændringer i underdatabehandlere følger Bilag B.2.
D.3. Ansvar
Parternes erstatningsansvar og ansvarsbegrænsning følger af SideLynqs handelsbetingelser, i det omfang dette ikke strider mod Bestemmelserne eller forringer de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.
D.4. Vederlag for bistand
Bistand efter Bestemmelse 9 og Bilag C.3, som kan ydes via SideLynqs funktioner, er inkluderet i abonnementet. Bistand ud over dette samt den dataansvarliges inspektioner efter Bilag C.7 kan faktureres efter medgået tid til databehandlerens gældende timepris, medmindre bistanden skyldes databehandlerens egen misligholdelse.